Egy irodában bizony rengeteg papír, dokumentum, számla és egyéb irat felhalmozódik egy idő után. Léteznek olyan hivatalos dokumentumok, amelyeket minimum öt évig meg kell tartani. Sőt, az sem ritka, ha 10 évig kell megőrizni egy-egy iratot. Az iratok selejtezése mindenképpen a fontossági sorrend alapján kell történjen.
A nagyobb cégek természetesen dedikált iratkezelési szabályzattal működnek, amely lehetővé teszi, hogy ne halmozódjon fel túl sok dokumentum az irattárban. Egy hatalmas pénzintézetnél, vagy egy több ezer embert foglalkoztató vállalatnál bizony szükség van szabályzatokra és rendszerekre. Gondoljon bele, hogy egy multicég az iratok selejtezése nélkül nem is tudna megfelelően működni.
A dokumentumok a megfelelő szétosztás, selejtezés és irattárba történő helyezés nélkül felhalmozódnának, vagy rosszabb esetben elvesznének. Az iratok selejtezésére akkor van szükség, hogyha az adott papírok már elérik az 5-10 éves megőrzésre vonatkozó határidőt. Az iratmegsemmisites.co.hu weboldal szakemberei profi segítséget nyújtanak, ha nem tudná, hogy miként kezelje a lejárt iratokat.
A szakértők elmagyarázzák majd érthetően, hogy mikor és miként érdemes elvégezni a selejtezést. Az iratok selejtezése közben lényeges, hogy jegyzőkönyvet és tételszintű iratjegyzéket vezessen. A munka során mindig meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. Amennyiben ez megtörténik, akkor meg lehet semmisíteni az iratokat. Ezt több ember is végezheti, főleg egy nagy cégnél, hogy gyorsabban haladjon a munka. Az iratok selejtezése alatt többször végezzen ellenőrzést, így nem történhet hiba!